Een archivaris is een professional die verantwoordelijk is voor het beheren, organiseren en bewaren van documenten en bescheiden. Dit kunnen onder meer historisch en cultureel materiaal, overheidsdocumenten, foto’s, audiovisueel materiaal en andere collecties zijn. Het primaire doel van de archivaris is ervoor te zorgen dat de materialen onder zijn hoede toegankelijk zijn voor onderzoekers en het publiek voor toekomstige generaties.
Overzicht van de functieomschrijving van archivaris
Archivarissen werken in verschillende omgevingen, waaronder musea, bibliotheken, universiteiten, overheidsinstanties en andere culturele instellingen. Hun takenpakket omvat doorgaans:
- Verwerven, verwerven en beoordelen van documenten en artefacten.
- Het organiseren en beschrijven van collecties met behulp van standaard archiveringsprincipes en -methoden.
- Beheer en conservering van collecties, inclusief de juiste technieken voor opslag, behandeling en conservering.
- Het bieden van toegang tot collecties via referentiediensten, outreach en publieke programmering, en digitaliseringsinspanningen.
- Samenwerken met ander personeel, donoren en onderzoekers om het gebruik en begrip van de collecties te bevorderen.
- Op de hoogte blijven van trends in de sector, best practices en opkomende technologieën op het gebied van archieven en archiefbeheer.
Archivarissen moeten ook beschikken over sterke vaardigheden op het gebied van onderzoek, communicatie en kritisch denken, evenals een diepgaande kennis van de archieftheorie en -praktijk. Ze kunnen zich specialiseren in bepaalde gebieden, zoals digitale archieven, mondelinge geschiedeniscollecties of bedrijfsarchieven.
Bovendien kunnen voor banen als archivaris een masterdiploma in bibliotheekwetenschappen, archiefbeheer of een gerelateerd vakgebied vereist zijn, evenals eerdere ervaring met werken in archieven of archiefbeheer. Carrièremogelijkheden voor archivarissen kunnen bestaan uit toezichthoudende functies, posities in grotere instellingen met meer gespecialiseerde collecties, of mogelijkheden om met digitaal en multimediamateriaal te werken.
Functieomschrijving Archivaris
A. De rol van een archivaris definiëren
Een archivaris is verantwoordelijk voor het behoud en beheer van unieke collecties historische documenten en artefacten. Ze worden vaak gebruikt door musea, bibliotheken, overheidsinstanties en historische verenigingen. Hun werk omvat het organiseren, catalogiseren en toegankelijk maken van deze collecties voor onderzoekers en het grote publiek.
B. Verantwoordelijkheid van een archivaris
De verantwoordelijkheden van een archivaris kunnen variëren, afhankelijk van hun werkgever en het type collectie waarmee ze werken. Enkele typische taken zijn onder meer:
- Ontwikkelen en implementeren van beleid en procedures voor het beheer van collecties
- Het verwerven van nieuwe materialen en het organiseren ervan in bestaande collecties
- Conserveren van materialen met behulp van conserveringstechnieken
- Het verstrekken van referentiediensten aan onderzoekers en het publiek
- Samenwerken met donoren en andere belanghebbenden om relaties op te bouwen en financiering veilig te stellen
- Samenwerken met andere instellingen om middelen en expertise te delen
C. Soorten archivarissen
Er zijn veel verschillende soorten archivarissen, elk met hun eigen vakgebied. Hier zijn een paar voorbeelden:
- Manuscriptarchivarissen werken met ongepubliceerde documenten zoals brieven, dagboeken en persoonlijke papieren.
- Digitale archivarissen beheren elektronische documenten, waaronder websites, databases en sociale media.
- Fotoarchivarissen werken met visuele collecties, waaronder afdrukken, negatieven en digitale afbeeldingen.
- Oral history-archivarissen registreren en beheren interviews met individuen over hun ervaringen en perspectieven.
D. Kwalificaties voor archivarissen
Voor de meeste archivarisposities is een masterdiploma in bibliotheekwetenschappen, archiefstudies of een gerelateerd vakgebied vereist. Daarnaast kunnen specifieke functie-eisen het volgende omvatten:
- Kennis van archiveringsprincipes, -procedures en -standaarden
- Bekendheid met metadata, catalogiseren en databasebeheer
- Ervaring met conserverings- en conserveringstechnieken
- Sterke schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden
- Vermogen om zelfstandig en als onderdeel van een team te werken
- Kennis van relevante wet- en regelgeving met betrekking tot archieven en archiefbeheer
Archivarissen spelen een cruciale rol bij het behouden en toegankelijk maken van onze collectieve geschiedenis en cultuur. Als beheerders van onze gedeelde schatten moeten zij over de vaardigheden, kennis en passie beschikken om ervoor te zorgen dat deze materialen beschikbaar zijn voor toekomstige generaties om van te leren en van te genieten.
Vaardigheden die vereist zijn voor archivarissen
Archivarissen zijn verantwoordelijk voor het samenstellen en beheren van de documenten en artefacten van individuen, organisaties en overheden. Dit vereist een unieke combinatie van vaardigheden, waaronder kritisch denken, aandacht voor detail, organisatorische vaardigheden en communicatieve vaardigheden.
A. Kritisch denken
Kritisch denken is een belangrijke vaardigheid die vereist is voor archivarissen. Archivarissen moeten de inhoud van archieven en documenten kunnen analyseren en evalueren om de nauwkeurigheid en authenticiteit ervan te garanderen. Ze moeten ook in staat zijn de context te analyseren waarin de documenten zijn geproduceerd, en de impact die ze kunnen hebben op het heden en de toekomst. Archivarissen moeten in staat zijn hiaten in het archief te identificeren en te beheren, en beslissingen te nemen over welke materialen moeten worden bewaard en welke materialen kunnen worden weggegooid.
B. Aandacht voor detail
Aandacht voor detail is essentieel voor archivarissen. Archivarissen zijn verantwoordelijk voor het behoud van materialen die eeuwenoud kunnen zijn, en die kwetsbaar en delicaat kunnen zijn. Ze moeten in staat zijn risico’s te identificeren en te beheersen die kunnen leiden tot degradatie of verlies van materialen, waaronder ongedierte, vochtigheid en licht. Archivarissen moeten ook in staat zijn de staat van materialen zorgvuldig te evalueren en te documenteren, en beslissingen te nemen over de beste methoden voor het behoud en de toegang ervan.
C. Organisatorische vaardigheden
Archivarissen moeten zeer georganiseerde individuen zijn. Zij zijn verantwoordelijk voor het onderhouden van enorme collecties materialen en moeten deze kunnen beheren op een manier die zowel efficiënt als effectief is. Archivarissen moeten systemen kunnen ontwerpen en implementeren om materialen te catalogiseren en classificeren, om beleid te ontwikkelen voor toegang en gebruik, en om budgetten en middelen te beheren. Ze moeten ook kunnen samenwerken met andere archivarissen en professionals, en hun ideeën en beslissingen effectief kunnen communiceren.
D. Communicatieve vaardigheden
Ook voor archivarissen zijn communicatieve vaardigheden essentieel. Archivarissen moeten effectief kunnen communiceren met een grote verscheidenheid aan doelgroepen, waaronder onderzoekers, studenten en het grote publiek. Ze moeten in staat zijn programma’s en materialen te ontwikkelen die de collecties toegankelijk en boeiend maken, en anderen te informeren over de waarde en betekenis van archiefmateriaal. Archivarissen moeten ook kunnen samenwerken met andere professionals en kunnen pleiten voor het behoud en de bescherming van materialen die mogelijk gevaar lopen.
Archivarissen hebben een unieke combinatie van vaardigheden nodig om succesvol te zijn in hun vakgebied. Het moeten kritische denkers zijn, met het vermogen om complexe informatie te evalueren en te beheren. Het moeten zeer georganiseerde individuen zijn, met het vermogen om grote en complexe materiaalcollecties te beheren. Ze moeten over sterke communicatieve vaardigheden beschikken, met het vermogen om een verscheidenheid aan doelgroepen te betrekken en samen te werken met andere professionals. Ten slotte moeten ze een diepe waardering hebben voor de waarde van het historische record, en zich inzetten om het voor toekomstige generaties te behouden.
Essentiële hulpmiddelen voor archivarissen
Als archivaris heeft u verschillende essentiële hulpmiddelen nodig om uw werk efficiënt en effectief uit te voeren. Hier zijn drie categorieën hulpmiddelen die u nodig heeft:
A. Catalogiseringshulpmiddelen
Catalogustools zijn essentieel voor archivarissen die uitgebreide documenten moeten bijhouden en grote collecties moeten beheren. Met deze tools kunnen archivarissen de unieke items in hun collecties volgen en gedetailleerde informatie over elk item opslaan. Zonder catalogiseringstools zouden archivarissen het onmogelijk vinden om informatie over duizenden of misschien wel miljoenen items bij te houden.
Enkele van de meest essentiële catalogiseringstools zijn:
- Software voor collectiebeheer
- Databasesoftware
- Metagegevensschema
- Hulpmiddelen voor gegevensinvoer
Met deze tools kunnen archivarissen items binnen hun collecties beheren, eventuele wijzigingen in die items volgen en ervoor zorgen dat alles georganiseerd en gemakkelijk te doorzoeken is.
B. Archiefmateriaal
Archiefmateriaal is essentieel voor elke archivaris, omdat het de kern vormt van wat u gaat beheren. Deze materialen variëren sterk, afhankelijk van het type organisatie waarvoor u werkt, maar omvatten vaak:
- Manuscripten
- Artefacten
- Boeken
- Opnames
- Sanborn-kaarten
- Foto’s
- Film
Al deze items vereisen speciale zorg en aandacht om ze in goede staat te houden, en archivarissen moeten over de juiste gereedschappen en apparatuur beschikken om deze items veilig te bewaren.
C. Conserveringshulpmiddelen
Conserveringstools zijn noodzakelijk voor elke archivaris die collecties gedurende langere perioden moet onderhouden. Enkele van de onmisbare hulpmiddelen die archivarissen gebruiken om ervoor te zorgen dat materialen jarenlang bruikbaar en toegankelijk blijven, zijn onder meer:
- Vocht- en temperatuurgecontroleerde archiefopslag
- Zuurvrije dozen, mappen en enveloppen
- Mylar-inkapseling
- Ontzuursprays
- Conserveringstape
Met deze hulpmiddelen kunnen archivarissen materialen beschermen tegen zowel omgevings- als menselijke factoren, zoals zure vervuiling of vingerafdrukken. Een goede conservering zorgt ervoor dat de collectie in volledige vorm bewaard blijft voor toekomstige generaties.
Om uw werk efficiënt en effectief uit te voeren, heeft u als archivaris verschillende hulpmiddelen nodig. Deze omvatten catalogiseringstools, archiefmateriaal en conserveringstools. Met deze tools kunt u uitgebreide documenten beheren, ervoor zorgen dat archiefmateriaal op de juiste manier wordt beschermd en uw collecties bewaren voor toekomstige generaties.
Carrièrepad voor archivarissen
Archivarissen spelen een belangrijke rol bij het bewaren van historische documenten en documenten. Het carrièrepad voor archivarissen bestaat doorgaans uit posities op instapniveau, gevolgd door posities op middenniveau en vervolgens op seniorniveau.
A. Posities op instapniveau
Personen die net aan hun carrière in de archivering zijn begonnen, kunnen solliciteren naar functies op instapniveau, zoals archiefassistenten of verwerkingsarchivarissen. Archiefassistenten voeren doorgaans basistaken uit, zoals het ordenen, herhuisvesten en labelen van collectiemateriaal. Verwerkingsarchivarissen verwerken en organiseren materialen voor langdurige bewaring en toegang.
Voor startersfuncties is een bachelordiploma in bibliotheekwetenschappen, geschiedenis of een gerelateerd vakgebied vereist. Werkzoekenden met ervaring in het beheren van digitale media en bekendheid met metadata en catalogiseringsstandaarden kunnen hun kansen om aangenomen te worden vergroten.
B. Posities op het middenniveau
Na een paar jaar ervaring te hebben opgedaan, kunnen archivarissen doorgroeien naar middenposities zoals archiefspecialisten of digitale archivarissen. Deze rollen vereisen meer verantwoordelijkheid en omvatten vaak het beheren van een archiveringsprogramma of -afdeling, waarbij toezicht kan worden gehouden op werknemers, het ontwikkelen van beleid en procedures, het onderhouden van contacten met andere afdelingen en het onderhandelen over de aanschaf van nieuw materiaal.
Om in aanmerking te komen voor functies op het middenniveau hebben professionals mogelijk een masterdiploma in archief- en archiefbeheer, geschiedenis of bibliotheekwetenschappen nodig, plus 3-5 jaar relevante werkervaring.
C. Posities op senior niveau
Professionals op senior niveau zijn verantwoordelijk voor het toezicht op grotere, complexere archiefprogramma’s, vaak in directeurs- of administratieve functies die strategische planning en fondsenwerving vereisen.
Deze functies vereisen doorgaans minimaal 7-10 jaar ervaring in geleidelijk verantwoordelijke rollen en omvatten vaak een diploma van hoger onderwijs, zoals een Ph.D. in geschiedenis, een masterdiploma in bedrijfskunde of een ander relevant vakgebied.
D. Salarisverwachtingen
Volgens het Bureau of Labor Statistics bedroeg het gemiddelde jaarloon voor archivarissen, curatoren en conservatoren in mei 2020 $49.820. De laagste 10 procent verdiende minder dan $29.710, en de hoogste 10 procent verdiende meer dan $89.840.
Salarissen kunnen variëren afhankelijk van het type instelling waar u werkt, de geografische locatie, de omvang van de organisatie en het verantwoordelijkheidsniveau. Posities op senior niveau gaan doorgaans gepaard met hogere salarissen vergeleken met posities op instapniveau.
Er is tegenwoordig veel vraag naar archivarissen bij verschillende organisaties. Ze spelen een belangrijke rol bij het beschikbaar en toegankelijk maken van waardevolle documenten en documenten voor onderzoek en bewaring. Archivarissen kunnen in hun carrière groeien door te beginnen met posities op instapniveau en door te groeien naar verschillende niveaus van ervaring en verantwoordelijkheid. Het volgen van een masterdiploma in archief- en archiefbeheer, geschiedenis of bibliotheekwetenschappen zou ook hun geschiktheid voor functies op midden- en senior niveau kunnen vergroten. Salarissen in de archiveringsbranche zijn doorgaans concurrerend en gebaseerd op het niveau van de baan en de ervaring die u heeft.
Vacatures voor archivarissen
Als archivaris zijn er verschillende vacatures voor jou. In dit deel van het artikel worden de vijf belangrijkste sectoren besproken waar regelmatig archivarissen in dienst zijn. Deze industrieën zijn als volgt:
A. Overheidsinstanties B. Onderwijsinstellingen C. Musea, bibliotheken en andere culturele organisaties D. Bedrijven en particuliere instellingen E. Non-profitorganisaties
A. Overheidsinstanties
Overheidsinstanties (zowel op federaal als op staatsniveau) hebben regelmatig archivarissen in dienst om documenten bij te houden, historische documenten bij te houden en toezicht te houden op protocollen voor archiefbeheer. Deze standpunten zijn essentieel omdat ze bijdragen aan het behoud van overheidsdocumenten, die nodig zijn voor transparantie, historisch onderzoek en verantwoording. De meeste overheidsarchivarissen hebben een masterdiploma in bibliotheekwetenschappen, archieven, archiefbeheer of een gerelateerd vakgebied nodig, samen met ervaring in het werken in een archief- of archiefbeheeromgeving.
B. Onderwijsinstellingen
Onderwijsinstellingen, zoals universiteiten, hogescholen en scholen, hebben ook archivarissen in dienst om hun archieven en collecties bij te houden. Archivarissen in onderwijsinstellingen voeren vaak taken uit zoals het bewaren van historische gegevens, het beheren van collecties die verband houden met de school en het bieden van onderzoeksondersteuning aan historici en studenten. De meeste onderwijsinstellingen vereisen dat archivarissen in het bezit zijn van een masterdiploma in archief- en archiefbeheer of een gerelateerd vakgebied, samen met ervaring in het werken in een archief- of archiefbeheeromgeving.
C. Musea, bibliotheken en andere culturele organisaties
Musea, bibliotheken en andere culturele organisaties hebben regelmatig archivarissen in dienst om hun collecties te beheren, toezicht te houden op protocollen voor archiefbeheer en onderzoeksondersteuning te bieden. Archivarissen in deze organisaties werken aan het behoud van items van historische, culturele of persoonlijke betekenis, zoals kunstwerken, manuscripten, foto’s en andere historische documenten. De meeste culturele organisaties eisen dat archivarissen in het bezit zijn van een masterdiploma in bibliotheekwetenschappen, archieven, archiefbeheer of een gerelateerd vakgebied, samen met ervaring in het werken in een archief- of archiefbeheeromgeving.
D. Bedrijven en particuliere instellingen
In de zakenwereld hebben bedrijven en particuliere instellingen vaak archivarissen nodig om hun historische documenten te beheren en bij te houden. Archivarissen in deze contexten beheren doorgaans de historische documenten van het bedrijf, houden toezicht op protocollen voor archiefbeheer en bieden onderzoeksondersteuning. De meeste particuliere instellingen en bedrijven vereisen dat archivarissen een masterdiploma in archief- en archiefbeheer of een verwant vakgebied hebben, samen met ervaring in het werken in een archief- of archiefbeheeromgeving.
E. Non-profitorganisaties
Non-profitorganisaties hebben ook archivarissen in dienst om hun archief te beheren, historische documenten bij te houden en toezicht te houden op protocollen voor archiefbeheer. Archivarissen in non-profitorganisaties houden zich bezig met het behoud van voorwerpen van historische of culturele betekenis, zoals manuscripten, foto’s en andere relikwieën. Werken in een non-profitomgeving biedt archivarissen de mogelijkheid om hun verworven vaardigheden op het gebied van conservering en onderzoek in te zetten ten behoeve van de bredere gemeenschap.
Archivarissen hebben veel kansen op werk in verschillende sectoren.
Uitdagingen waarmee archivarissen worden geconfronteerd
Archivarissen spelen een cruciale rol bij het behoud van en het bieden van toegang tot historische documenten en artefacten. Ze worden echter geconfronteerd met verschillende uitdagingen waarvoor hun expertise, ervaring en technische vaardigheden nodig zijn. In dit deel van het artikel worden drie belangrijke uitdagingen besproken waarmee archivarissen worden geconfronteerd:
A. Budgetbeperkingen
Een van de meest urgente uitdagingen waarmee archivarissen worden geconfronteerd, zijn budgettaire beperkingen. De financiering voor archieven is vaak beperkt, waardoor het moeilijk is om de middelen te verwerven die nodig zijn om historische documenten te behouden en te onderhouden. Archivarissen moeten prioriteit geven aan hun inspanningen om middelen effectief toe te wijzen, wat betekent dat ze moeilijke beslissingen moeten nemen over welke documenten ze moeten bewaren, hoe ze moeten worden bewaard en hoe ze toegankelijk moeten worden gemaakt voor het publiek.
Om de budgettaire beperkingen te overwinnen, moeten archivarissen creatief zijn in het vinden van alternatieve financieringsbronnen. Dit kan het zoeken naar subsidies, partnerschappen en samenwerkingen met andere organisaties die hun missie delen, inhouden. Bovendien moeten zij de waarde van archiefdiensten en hun bijdrage aan de samenleving en cultuur aantonen. Door dit te doen, kunnen zij de steun veiligstellen die nodig is om hun belangrijke werk voort te zetten.
B. Digitalisering van documenten
Een andere belangrijke uitdaging waarmee archivarissen worden geconfronteerd, is de digitalisering van documenten. Naarmate de technologie vordert, wordt steeds meer informatie digitaal geproduceerd, opgeslagen en verspreid. Archivarissen moeten gelijke tred houden met deze veranderingen om ervoor te zorgen dat historische documenten toegankelijk blijven voor het publiek.
Digitalisering heeft verschillende voordelen, waaronder een betere toegankelijkheid, bewaring en verspreiding van informatie. Het brengt echter ook uitdagingen met zich mee, zoals de noodzaak om ervoor te zorgen dat de gedigitaliseerde documenten accuraat en volledig zijn en beschermd zijn tegen gegevensverlies of corruptie. Archivarissen moeten bekend zijn met de nieuwste technologische hulpmiddelen en standaarden voor digitalisering, het creëren van metadata en webgebaseerde toegang tot informatie.
C. Bewaring van fysieke gegevens
Ondanks de verschuiving naar digitale documenten blijven fysieke documenten een cruciaal onderdeel van historische archieven. Het bewaren van fysieke documenten brengt verschillende uitdagingen met zich mee, zoals het voorkomen van natuurlijk verval, het beschermen ervan tegen rampen en het garanderen dat ze toegankelijk blijven voor toekomstige generaties.
Om fysieke documenten te bewaren, moeten archivarissen goede bewaartechnieken toepassen, zoals de juiste opslag, behandeling en omgevingscontrole. Ze moeten ook items identificeren en prioriteren die het grootste risico lopen op bederf, en instandhoudingsmaatregelen implementeren om hun levensduur te verlengen.
Archivarissen spelen een cruciale rol bij het behouden en toegankelijk maken van historische documenten voor toekomstige generaties. Ze worden echter geconfronteerd met verschillende uitdagingen, waaronder budgetbeperkingen, de digitalisering van documenten en het behoud van fysieke documenten. Het overwinnen van deze uitdagingen vereist een combinatie van technische expertise, creatieve oplossingen en een toewijding aan het behoud van de historische erfenis van onze samenleving en cultuur.
Toekomstperspectieven van archivering
Naarmate technologie en automatisering voortschrijden, zal de rol van archivarissen waarschijnlijk aanzienlijk veranderen. Hier zijn enkele toekomstperspectieven waarmee archivarissen te maken kunnen krijgen:
A. Introductie van geautomatiseerde systemen
Archivarissen moeten voorbereid zijn op de mogelijkheid dat een deel van hun taken in de toekomst geautomatiseerd zal worden. De digitalisering van documenten en het gebruik van machine learning-algoritmen om documenten automatisch te categoriseren en te beheren, kunnen bijvoorbeeld een deel van de handmatige inspanning bij archiefwerk verminderen. Er zal echter nog steeds behoefte zijn aan menselijke experts die toezicht houden op de geautomatiseerde systemen en ervoor zorgen dat deze correct functioneren.
B. Digitale archivering
Nu digitale documenten steeds vaker voorkomen, moeten archivarissen bedreven zijn in het beheren en bewaren van digitaal materiaal. Ze moeten digitale bestandsformaten, opslagmethoden en back-upstrategieën begrijpen om de bewaring van digitale documenten op lange termijn te garanderen.
Bovendien moeten archivarissen zich bewust zijn van hoe ze de toegang tot digitale documenten kunnen balanceren met privacykwesties, gezien de mogelijkheid dat gevoelige informatie gemakkelijk online toegankelijk is. Ze moeten ook bekend zijn met auteursrechtwetten en licentieovereenkomsten met betrekking tot digitale bestanden.
C. Samenwerking met andere specialismen
Archivarissen hebben het potentieel om samen te werken met professionals op andere gebieden om hun vaardigheden uit te breiden en zich aan te passen aan veranderende technologieën. Samenwerken met IT-specialisten kan archivarissen bijvoorbeeld helpen bij het ontwerpen en implementeren van digitale archiveringssystemen. Samenwerking met historici, genealogen of andere wetenschappers kan archivarissen helpen een dieper inzicht te krijgen in de historische context van documenten en hun betekenis.
Naarmate archieven interactiever worden en de vraag naar historische gegevens toeneemt, kan samenwerking met webontwikkelaars of grafisch ontwerpers bovendien archivarissen helpen boeiende online tentoonstellingen en multimediaprojecten te creëren die een nieuw publiek kunnen aantrekken.
Archivarissen moeten op de hoogte blijven van de technologische ontwikkelingen en openstaan voor samenwerking met professionals op andere terreinen. Samenwerking met teams buiten het archiefvak kan nieuwe kansen bieden voor het behoud van cultureel erfgoedmateriaal en nieuwe richtingen voor het vakgebied openen.